Een arbodienst moet tegelijk zicht houden op verzuim bij opdrachtgevers, de inzet van professionals en het rendement van contracten. Wij brengen die informatie samen, zodat je beter stuurt op declarabiliteit en pricing en klanten gerichter adviseert over verzuim en preventie.
Je wilt klanten kunnen uitleggen waar verzuim ontstaat, hoe het zich ontwikkelt en waar preventie zinvol is. Daarvoor moet je verder kijken dan het totale verzuimpercentage. Meldingsfrequentie, verzuimduur, dossiers, afdelingen en terugkerende patronen vertellen samen het verhaal.
Tegelijk moet je weten wat die dienstverlening van je eigen organisatie vraagt. Hoeveel tijd besteden professionals aan een klant? Welke verrichtingen vallen binnen het abonnement? En past de prijs nog bij wat er werkelijk wordt geleverd?
De samenhang tussen verzuim, dienstverlening en rendement ontbreekt vaak. Door die gegevens te combineren, krijgen case- en accountmanagers meer context voor klantadvies en ziet de arbodienst beter wat de dienstverlening intern vraagt.
De cijfers zijn er meestal wel. Het ontbreekt vooral aan samenhang en context. Daardoor worden afwijkingen laat zichtbaar en blijft de oorzaak vaak buiten beeld.
Je ziet dat het verzuim stijgt, maar niet direct of dat komt door langdurig verzuim, vaker ziekmelden of één specifieke afdeling.
Uren zijn geregistreerd, maar het onderscheid tussen declarabel, afgekocht, gratis en gefactureerd werk ontstaat pas na extra uitzoekwerk.
De abonnementsprijs staat vast, terwijl de geleverde inzet per klant sterk kan verschillen. Daardoor wordt soms pas bij verlenging duidelijk dat een contract onvoldoende rendeert.
Ontbrekende gegevens, dubbele dienstverbanden en laat aangemaakte dossiers beïnvloeden rapportages, facturatie en klantadvies.
Klanten ontvangen cijfers, maar account- en casemanagers missen soms de context om uit te leggen waar veranderingen ontstaan en welke actie logisch is.
Een arbodienst kijkt naar twee kanten tegelijk. Je wilt klanten goed adviseren over verzuim, maar je moet ook weten wat die dienstverlening vraagt van je eigen organisatie.
Een arbodienst heeft gegevens nodig over verzuim, medewerkers, planning, verrichtingen, contracten en finance. Die kunnen uit één suite komen, uit meerdere applicaties of deels uit Excel. Dat is op zichzelf niet het probleem. Lastiger is dat dezelfde werkgever, medewerker, verrichting of periode in iedere bron net anders kan zijn vastgelegd.
Om betrouwbaar te kunnen sturen, moeten die gegevens inhoudelijk op elkaar aansluiten. De werkgever uit het verzuimdossier moet dezelfde zijn als in contract- en facturatiegegevens. De medewerker uit het rooster moet aansluiten op uren en verrichtingen. Ook definities voor bijvoorbeeld declarabiliteit, verzuimduur en abonnementomzet moeten overal op dezelfde manier worden toegepast.
Ziekmeldingen, herstelmeldingen, dienstverbanden, dossierstatussen en andere gegevens die nodig zijn om verzuim correct te berekenen en te verklaren.
Opdrachtgevers, werkgevers, afdelingen, teams en de onderlinge relaties daartussen.
Roosters, contracturen, beschikbaarheid, gewerkte uren en declarabele, afgekochte of niet-gefactureerde inzet.
Uitgevoerde diensten, tarieven, abonnementen, contractafspraken en de hoeveelheid dienstverlening die daar werkelijk tegenover staat.
Facturen, omzet, kosten, begrotingen, forecasts en liquiditeit. Daarmee kun je gerealiseerde resultaten vergelijken met verwachtingen en plannen.
Categorieën, tarieven, doelstellingen en KPI-definities staan vaak in beheertabellen of Excel. Belangrijk is dat duidelijk is welke versie leidend is en wie deze beheert.
Wanneer verzuim, uren, contracten en financiële gegevens op elkaar aansluiten, kun je op drie niveaus beter sturen.
Analyseer waar verzuim verandert en of dat samenhangt met duur, meldingsfrequentie, specifieke werkgevers of afdelingen. Account- en casemanagers krijgen daarmee meer context voor gesprekken over beheersing en preventie. Relevante inzichten kunnen ook periodiek worden verspreid.Klanten kunnen daarnaast periodiek een rapportage ontvangen waarmee HR en management trends per afdeling volgen en zien welke ontwikkelingen nader onderzoek vragen.
Vergelijk beschikbare, geregistreerde, declarabele en gefactureerde uren. Zo zie je waar uren weglekken, of professionals doelmatig worden ingezet en welke contracten meer capaciteit vragen dan vooraf gedacht. Door die inzet naast abonnementen en verrichtingen te leggen, wordt ook zichtbaar welke contracten bij verlenging opnieuw moeten worden beoordeeld.
Bekijk omzet, kosten, begroting en liquiditeit in samenhang met uren, contracten en geleverde diensten. Zo wordt eerder zichtbaar waar operationele ontwikkelingen financiële gevolgen krijgen.
We bespreken waar jullie nu tegenaan lopen, welke gegevens beschikbaar zijn en waar de grootste kansen liggen voor betere sturing op verzuim, declarabiliteit, capaciteit en contractrendement.
Voor een Nederlandse arbodienst brachten we gegevens uit Dossier Manager, Reeleezee en aanvullende Excel-bestanden samen in één analyticsomgeving in Qlik.
De omgeving wordt gebruikt voor analyses van verzuim en dossierkwaliteit, declarabiliteit, abonnementen, financiële resultaten en liquiditeit. Belangrijke cijfers en afwijkingen worden daarnaast periodiek gedeeld via automatische rapportages.
Door geregistreerde, declarabele, afgekochte en gefactureerde uren naast elkaar te zetten, werd zichtbaar waar tijd weglekte en welke medewerkers of teams achterbleven op de verwachting. De arbodienst kon daardoor gerichter bijsturen op urenregistratie, inzet en facturatie. Dat leidde tot een hogere declarabiliteit en een doelmatiger inzet van professionals.
Met verwachte verzuimscenario’s kon de arbodienst vooraf inschatten hoeveel dienstverlening een abonnement zou vragen. Zo werd de prijs beter afgestemd op de verwachte inzet en was meteen zichtbaar of de klant binnen de bestaande capaciteit kon worden bediend, of dat extra capaciteit nodig was.
De verzuimcijfers worden berekend volgens de NVS-standaard van het CBS. Daardoor kunnen organisaties, werkgevers en afdelingen op een consistente basis worden vergeleken, trends over tijd worden gevolgd en afwijkingen tot op dossierniveau worden onderzocht. Account- en casemanagers kunnen klanten zo gerichter adviseren over verzuimbeheersing en preventie.
Een arbodienst kijkt naar twee kanten tegelijk. Account- en casemanagers willen werkgevers beter adviseren over verzuim, terwijl de eigen organisatie moet sturen op capaciteit, declarabiliteit, contracten en rendement. Wij brengen die informatie bij elkaar en zorgen dat teams vanuit dezelfde definities kunnen werken.
We beginnen bij de vragen die beter beantwoord moeten worden. Dat kan gaan om verzuimontwikkeling, dossierkwaliteit, klantadvies, declarabiliteit, capaciteit, contractrendement of financiële resultaten.
Daarna leggen we vast welke definities, processen en gegevens nodig zijn. Bijvoorbeeld welke werkgever bij welke opdrachtgever hoort, wat binnen een abonnement valt, wanneer een uur declarabel is en hoe verzuim over verschillende periodes wordt berekend.
Is de vraag breder dan één toepassing, dan kunnen we helpen met strategisch advies, datastrategie of een onafhankelijke BI-toolselectie.
We brengen gegevens uit verzuim- en arbodienstsystemen samen met planning, urenregistratie, verrichtingen, contracten en financiële administratie. Ook aanvullende gegevens uit bijvoorbeeld CRM, begrotingen en beheerde Excel-bestanden kunnen worden toegevoegd.
Daarbij zorgen we dat werkgevers, medewerkers, dossiers, verrichtingen, uren, contracten en facturatie inhoudelijk op elkaar aansluiten. Welke technische koppeling nodig is, hangt af van de beschikbare API, database, export of andere ontsluitingsmogelijkheid.
Op die basis ontwikkelen we datamodellen, dashboards, controles en rapportages voor onder meer:
Inzichten kunnen beschikbaar worden gemaakt in dashboards, maar ook automatisch en periodiek worden verspreid naar klanten, accountmanagers, casemanagers en management.
Afhankelijk van de bestaande omgeving werken we met Qlik, Power BI, Microsoft Fabric, TimeXtender of een combinatie daarvan.
Hebben jullie al een analyticsomgeving, dan bouwen we daarop voort als dat logisch is. We kunnen nieuwe bronnen toevoegen, definities harmoniseren, bestaande modellen en rapportages verbeteren of ondersteunen bij een migratie. Bij twijfel over de huidige aanpak kan een Second Opinion Data & Analytics een goede eerste stap zijn.
Na oplevering kunnen we de omgeving ondersteunen en beheren, zodat nieuwe contractvormen, KPI’s, klanten en databronnen beheerst kunnen worden toegevoegd.
We beginnen bij de beslissingen die beter onderbouwd moeten worden. Dat kan gaan om klantadvies en verzuimbeheersing, maar ook om declarabiliteit, capaciteit, contractrendement of financiële resultaten.
Daarna bepalen we welke definities, processen en databronnen nodig zijn om die vragen betrouwbaar te beantwoorden. Zo voorkomen we dat er eerst een brede analyticsomgeving wordt gebouwd zonder duidelijke toepassing.
We kunnen aansluiten op verzuim- en arbodienstsystemen zoals BCS Dossier Manager, Onvia, PreAct Verzuim en Rapasso. Voor financiële gegevens kunnen we onder meer koppelen met Reeleezee, Exact Online, AFAS en andere financiële pakketten.
Deze voorbeelden vormen geen gesloten lijst. We kunnen ook gegevens verbinden uit planning, urenregistratie, CRM, facturatie en aanvullende bestanden. Welke koppeling mogelijk is, hangt af van de beschikbare API, database, export of andere ontsluitingsmogelijkheid.
Dat komt vaak voor. We nemen controles op ontbrekende, dubbele of onverwachte gegevens mee in de oplossing. Denk aan dubbele dienstverbanden, ontbrekende dossiergegevens, afwijkende werkgevercodes of verrichtingen die niet correct aan een contract zijn gekoppeld.
Een dashboard lost slechte registratie niet vanzelf op, maar maakt wel zichtbaar waar problemen ontstaan en welke gegevens of processen aandacht vragen.
Ja. Door werkgevers, medewerkers, dossiers, uren, verrichtingen, contracten en facturatie met elkaar te verbinden, kan de geleverde dienstverlening naast het verzuim en de contractafspraken worden gelegd.
Zo wordt bijvoorbeeld zichtbaar hoeveel inzet een klant of abonnement vraagt, welke werkzaamheden binnen of buiten het contract vallen en waar geregistreerde uren niet of anders worden gefactureerd.
Niet iedere gebruiker hoeft ieder detail te zien. We richten toegang in op basis van rollen en zorgen dat rapportages alleen het benodigde detailniveau tonen.
Welke gegevens mogen worden verwerkt, gecombineerd en gedeeld, stemmen we af met de verantwoordelijken voor privacy en informatiebeveiliging binnen de organisatie. Waar mogelijk gebruiken we geaggregeerde gegevens en beperken we toegang tot dossierdetails.
Dat kan, zolang definities, periodes en populaties vergelijkbaar zijn. Voor verzuimcijfers kunnen we aansluiten op de definities van de NVS Standaard voor verzuimregistratie van het CBS.
Daardoor kunnen organisaties en afdelingen onderling en over tijd worden vergeleken, en waar relevant ook met openbare cijfers per bedrijfstak. Zonder gelijke definities en vergelijkbare populaties ontstaat al snel schijnprecisie.
Ja. Inzichten kunnen beschikbaar worden gemaakt via dashboards of periodieke rapportages. HR en management kunnen bijvoorbeeld trends per afdeling volgen en zien hoe verzuimduur en meldingsfrequentie zich ontwikkelen.
Welke details zichtbaar zijn, hangt af van de afgesproken rollen, autorisaties en privacyvoorwaarden. Niet iedere klant of gebruiker hoeft toegang te krijgen tot dezelfde informatie.
Ja. We brengen eerst bestaande databronnen, modellen, dashboards, definities en beheerprocessen in kaart.
Vervolgens bepalen we wat kan blijven, wat moet worden verbeterd en waar aanvullende bronnen of toepassingen nodig zijn. Dat kan variëren van gerichte doorontwikkeling tot het herstructureren van een datamodel of begeleiden van een migratie.
Wil je eerst onafhankelijk laten beoordelen of de huidige aanpak, architectuur of leverancierskeuze logisch is, dan kan dat via een Second Opinion Data & Analytics.
We hebben inhoudelijke input nodig van medewerkers die de processen en definities kennen. Denk aan accountmanagement, casemanagement, planning, finance en medewerkers die contracten, uren en verrichtingen beheren.
Zij helpen definities vast te leggen, resultaten te controleren en prioriteiten te bepalen. Een kleine groep inhoudelijke eigenaren en beslissers is meestal effectiever dan een groot projectteam.
We beginnen bij een concreet vraagstuk. Bijvoorbeeld uren die niet worden gefactureerd, abonnementen waarvan het rendement onduidelijk is, handmatig samengestelde klantrapportages of beperkte grip op declarabiliteit.
Daarmee kan vooraf worden bepaald welk resultaat de oplossing moet opleveren. De opbrengst kan bestaan uit extra facturatie, beter passende contracten, minder handmatig werk, hogere datakwaliteit of beter onderbouwd klantadvies.
Wil je weten welke inzichten uit jullie huidige systemen haalbaar zijn? Barry en Eric denken graag mee over verzuimrapportages, declarabiliteit, contractrendement en de inrichting die daarvoor nodig is. Stuur ons een e-mail, bel ons of plan direct een gesprek.